LE SERVICE REGIONAL DES ARCHIVES DE FATICK (SRAF)
Présentation
. Rôle des archives dans l’administration publique
Les Archives jouent un rôle multidimensionnel dans toutes les Administrations publiques du monde
Les archives jouent un rôle primordial dans l’administration publique en assurant des fonctions administratives, juridiques et de témoignage. Elles justifient les décisions, prouvent les droits des citoyens et de l’État, assurent la transparence administrative, facilitent le contrôle démocratique et servent de mémoire à l’administration. La bonne gestion des archives garantit l’accès aux informations et aux preuves nécessaires au bon fonctionnement des services publics et à la reddition des comptes.
Rôle de garantie et de preuve
- Prouver les droits et les devoirs : Les archives servent de preuve de l’existence de droits (nationalité, propriété, etc.) pour les citoyens et de l’engagement de l’administration vis-à-vis des lois et de ses actions.
- Sécuriser les actions de l’État : Elles constituent la preuve des actes de l’administration, protégeant l’intérêt public et permettant de justifier les décisions face à d’éventuelles contestations.
- Garantir la traçabilité : La gestion des archives assure la traçabilité des actions, y compris des transactions financières, permettant ainsi le bon usage de l’argent public.
Fonctions Administratives et Juridiques
- Preuve des actes et décisions : Les archives conservent la traçabilité des actions et des décisions de l’État et des administrations, ce qui permet de justifier des droits et des devoirs tant pour l’administration que pour les citoyens.
- Support à l’efficacité opérationnelle : Une bonne gestion des archives (collecte, classement, conservation) permet une recherche et une consultation efficaces des informations, ce qui est essentiel pour la continuité des opérations gouvernementales et la prise de décisions éclairées.
- Conformité légale et gestion des risques : L’archivage est souvent une obligation légale. Il assure la sécurité des données sensibles contre les pertes, les manipulations ou les cyberattaques, réduisant ainsi les risques juridiques et opérationnels.
- Optimisation des ressources : Un système d’archivage efficace, qu’il soit physique ou numérique, permet une meilleure organisation et un gain de temps considérable dans la gestion quotidienne des documents.
Transparence et Responsabilité Démocratique
- Redevabilité envers les citoyens : Les archives publiques permettent aux citoyens de demander des comptes à l’État et de comprendre comment les décisions ont été prises, renforçant ainsi la confiance dans l’administration.
Rôle d’information et de transparence
- Assurer la transparence : Elles fournissent une information essentielle pour le maintien de la transparence administrative, permettant aux citoyens d’accéder aux renseignements sur les décisions et activités du gouvernement.
- Faciliter le contrôle démocratique : En tant que mémoire de l’administration, les archives permettent aux citoyens de contrôler l’action publique et de tenir l’administration responsable de ses actes.
Rôle de gestion et d’amélioration continue
- Moderniser l’administration : Elles permettent de moderniser l’administration en gardant une trace fiable des engagements et des décisions, et en fournissant des données pour l’analyse et l’amélioration continue de l’action publique.
- Optimiser les ressources : Une bonne stratégie d’archivage permet de gagner du temps et de l’espace, tant dans les locaux physiques que sur les serveurs informatiques.
- Garantir l’intégrité des données : Elles sont essentielles pour garantir l’intégrité des données numériques, qui sont soumises au risque de modification, de falsification ou de disparition
Rôle Patrimonial et Historique
- Conservation de la mémoire collective : Au-delà de leur valeur administrative immédiate, les archives à long terme constituent la mémoire de l’action politique et administrative, servant de sources précieuses pour les chercheurs et les historiens de demain.
- Patrimoine inaliénable : Les archives publiques sont généralement considérées comme inaliénables et imprescriptibles, préservant l’histoire de la nation pour les générations futures.
. Date de création du Service régional
Le Service régional des Archives de Fatick est né en fin mai 2008 et les activités ont démarré officiellement le 02 juin 2008.
Localisation
Le Service régional des Archives est logé dans le bâtiment quatre fenêtres tout juste derrière L’Agence régionale de Développement (ARD) dans le quartier escale.
MISSION
Le Service régional des Archives est l’Institution compétant en matière d’archives sur l’espace régional.
. Les fonctions essentielles du Service
Les fonctions essentielles d’un service d’archives sont:
de collecter les documents, de les classer et de les organiser, de les conserver dans des conditions optimales et de les communiquer au public ou aux utilisateurs autorisés. Ces missions garantissent que les archives sont sécurisées, accessibles et utiles comme source de preuve, de mémoire ou de communication.
Fonctions principales
- Collecte : Acquérir les documents pertinents, qu’ils soient publics, privés ou d’entreprise, en provenance de différentes sources.
- Classement et organisation : Trier les documents, les décrire, les indexer et les organiser de manière logique pour faciliter leur recherche ultérieure.
- Conservation : Assurer la pérennité des documents en les protégeant des dégradations. Cela implique un tri, la restauration des documents fragiles, un conditionnement adapté (comme les boîtes neutres) et le stockage dans des locaux sécurisés avec un contrôle de la température et de l’hygrométrie.
- Communication : Rendre les archives accessibles aux utilisateurs, en respectant les règles de consultation. Cela peut se faire en salle de lecture, par la numérisation de documents fragiles ou par des expositions.
Fonctions de support et de gestion
- Évaluation : Déterminer quels documents doivent être conservés définitivement et lesquels peuvent être détruits, souvent après validation d’un bordereau d’élimination.
- Sécurité : Mettre en place des mesures pour protéger les archives physiques contre le vol, l’incendie et d’autres sinistres.
- Gestion du cycle de vie : Suivre les documents de leur création à leur conservation finale (destruction ou classement définitif).
Accès et réglementation : Établir des règles pour garantir un accès approprié aux documents et se conformer aux exigences légales
Activités du Chef de Service
Le Chef de service régional des Archives a en charge la gestion des archives et c’est à ce titre qu’il intervient dans le travail purement archivistique comme :
-Le traitement de documents d’archives
Au Service régional des Archives, le traitement est gratuit et se fait suivant les règles qui régissent l’Administration publique.
Sur simple demande, le Chef de service aide, apporte son appui pour l’organisation ou la réorganisation des archives des Services demandeurs.
-La collecte
C’est la partie la plus difficile de la mission car elle se heurte à une réticence de verser les documents administratifs, doubles de rapports d’activités etc. et en dépit des correspondances adressées et rappels lors des réunions de coordinations sur la nécessité voir même l’obligation manifeste de la loi d’archive de verser les documents et pour les raisons aussi simples et suivantes:
1-D’une part, le Service d’archives est le seul organe compétant en matière d’archives et donc apte à garder le patrimoine documentaire de l’Administration.
2-D’autre part, dans l’éventualité d’un quelconque sinistre (court-circuit, inondation etc.), les documents versés au Service d’archives peuvent toujours servir et permettre la continuité des procédures administratives.
Le versement de documents au Service d’archives est en réalité le seul palliatif en cas de sinistre.
3-Et enfin une nécessité de disposer de ces documents pour une mise à la disposition des usagers pour les fins de recherches.
-La communication
L’accès au Service régional des Archives est libre et peut se faire tous les jours ouvrables.
Toute personne physique ou morale peut y accéder librement et bénéficier de nos services.
La consultation se fait exclusivement sur place pour éviter comme il est fréquent dans les services et centres de documentation les vols de documents.
CONTENUS DES FONDS D’ARCHIVES
. Les types de documents
Au Service regional des Archives de Fatick, ces documents sont disponibles et peuvent être consultés
Inventaire:
1ème partie
–Un cahier avec de petites notes manuscrites sur l’Escale de Fatick (Maurel H. Prom – Maurel Frères)
–Constitution de la République du Sénégal – Livret et sur support papier
–Livre « Histoire des Institutions contemporaines du Sénégal 1956 – 2000 » par Saliou MBAYE
–Documentation Présentation de la région de Fatick
–Décret de 1984 érigeant Fatick en région
–Document Forum communal « Fatick face à son avenir » Mars 2003
–Histoire Fascicule Essai sur l’Education traditionnelle en milieu sérère par Sara Wa Dially DIOUF dit « Mbangame »
–Le Courrier du Sine (Bulletins consulaire d’informations économiques) Année 1991
–Programme d’investissement communal (PIC) « Diofior, une ville en devenir » par Mamadou SARR – Juin 2004
–Actes du colloque « Les Baies face au défi du changement climatique: Quelles stratégies d’adaptation des acteurs locaux – Toubacouta (Région de Fatick) 23, 24 et 25 mai 2011
-Ministère de la Santé – Sénégal Enquête Démographique et de Santé 2005
–Ministère de l’Economie et des Finances – Analyse des disparités intra-Régionales et Politiques de rééquilibrage Août 1991
–Festival Panafricain des Arts et Cultures – Dakar 15 décembre 1988 – 15 janvier 1989
–Fespac 89 – Dakar 1er au 30 juin 1989
–Premières Journées Culturelles du Sine – Premier colloque de Fatick D’hier à demain: Patrimoine Culturel du Sine et Développement – Comité Scientifique – Fatick 10 au 12 mai 1991
–La Piste des Tirailleurs Sénégalais – Livret avec des coupures de presse notamment Le Soleil et quelques photos illustrées
–Ministère de la Santé Publique – Division de la Statistique et de la documentation – Situation sanitaire et démographique 1983 Présentation des résultats provisoires des enquêtes « Population et personnel » de l’année 1984
–Ministère du Développement Rural – Plan Triennal semencier vivrier Mai 1987
–SODEVA Délégation de la Région de Fatick Mars 1991 – Bilan Annuel 1990 – 1991
–Ministère du Plan et de la coopération – Direction de la Planification Statistiques et indicateurs des régions du Sénégal Août 1984
–Ministère de l’Hydraulique et de l’Assainissement – Direction de l’Exploitation et de la Maintenance – Division Régionale de l’Hydraulique de Fatick Rapport Annuel 2013
–Ministère de l’Environnement et de la Protection de la Nature – Direction des Eaux, Forêts, Chasses et de la Conservation des Sols – Inspection Régionale de Fatick Rapport Annuel 1995
–Ministère de la Jeunesse, de la Formation Professionnelle et de l’Emploi – Inspection d’Académie de Fatick Rapport au CRD de rentrée scolaire 2012/2013 présenté par l’Inspecteur d’Académie, Monsieur Amadou Moustapha Ndiaye Fatick, le 09 Octobre 2012
–Développement local
–Plan de développement 1989 des communautés rurales de:
Niakhar, Ngayokhème, Patar Sine
–Plan de développement 1989 des communautés rurales de:
Ouadiour, Sadio, Patar-Lia
–Plan de développement 1989 des communautés rurales de:
Dionewar, Bassoul, Djirnda
–Plan de développement 1989 des communautés rurales de:
Loul Sessène, Palmarin Pakao
–Plan de développement 1989 des communautés rurales de:
Gagnick, Ndiago, Mbar, Mbadakhoune
–Plan de développement 1989 des communautés rurales de:
Toubacouta, Keur Samba Guèye, Keur Saloum Diané, Nioro Alassane Tall
–Région de Fatick – Département de Foundiougne – Commune de Sokone
Plan de développement local de la Commune de Sokone (Version provisoire) Partenaire Coopération Décentralisée: Conseil Général de Dordogne – Appui technique: Association Française des Volontaires du Progrès (AFVP) Octobre 2002
–Agence régional de Développement de Fatick
Rapport annuel d’activités – Décembre 2008
2ème partie
–Primature
Ecole Nationale d’Administration
Rapports de stages effectués par les Stagiaires dans la Région de Fatick
-Rapport de stage Visite des Services et sur le thème des contrôles de légalité et budgétaire présenté par Moussa Diouf Section: AG/ACT Promotion 2004-2006
-Rapport de stage Visite des Services (1ère Partie) et Etude du thème (2ème Partie) présenté par Ndèye Coumba Ndiaye Section Trésor – Cycle B Promotion 2005-2007
-Rapport de stage présenté par Moustapha Ndiaye Elève de 1ère année Cycle A Division Administrative Section: AG/ACT Sous la Direction de Monsieur Al Hassan Sall, Adjoint au Gouverneur de Fatick, Chargé des Affaires Administratives Année Scolaire 2005-2006
-Rapport de stage dans la Région de Fatick du 10 juillet au 08 septembre 2006 présenté par Abdoulaye Kharma Elève Secrétaire d’Administration Promotion 2004-2006 Sous la direction de Monsieur Babacar Dramé Sous-préfet de l’arrondissement de Fimela
-Rapport de stage Division Administrative Section Travail et Sécurité Sociale Cycle A
1ère phase: Visite de Services régionaux
2ème phase: Séjour à l’Inspection régional du Travail de Fatick
Thème: La Problématique de l’Emploi dans la région de Fatick: bilan et perspectives présenté par Ibrahima Dieng Fatick du 08 juillet au 30 août 2013
-Rapport de stage Visite de Services publics et d’organismes privés dans la région de Fatick et étude des incidences pratiques de la gestion du domaine public à l’échelle des collectivités locales présenté par Monsieur Abdel Kader Sow, élève de 1ère année cycle B Impôts et Domaines juillet-août-septembre 2006
-Rapport de stage La Région de Fatick – Rapport du 08 juillet – 31 août 2013 présenté par Madame Aichatou Mbaye Diop – Section Administration Générale Cycle A
-Rapport de stage Thème: « Bilan de la réforme du système d’information comptable de l’Etat: cas de la Trésorerie Paierie Régionale de Fatick présenté par Swahiboudine Mohamed Elève Inspecteur du Trésor en 2ème année Cycle A
-Rapport de stage Visite des Services – Etude critique des travaux de recensement du 8 juillet au 8 septembre 2008 par Adji Sow Camara Elève Contrôleur des Impôts et Domaines Cycle B
-Rapport de stage Région de Fatick présenté par Baye Oumar Diallo Elève Secrétaire d’Administration Année 2013-2014
-Rapport de stage La Région de Fatick par Mouhamed Fadel Diagne
-Rapport de stage Dans la Région de Fatick du 10 juillet au 08 septembre 2006 par Raoul Ferdinand Adjiokoumane Diandy – Cycle B Diplomatie